Truco: Marcar registros dados de baja


 

TIPS: MARCAR REGISTROS DADOS DE BAJA
Por Gustavo Aramayo

Este post se origina en pedido de ayuda a una usuaria de Aguapey. Disculpa por la tardar más de lo debido. Ya me parezco a los Referentes Provinciales con las esperas que sufren mis lectores. A todos disculpas (Es que trabajo en otros proyectos.)
Bien. Sencillamente el software Aguapey no presenta ninguna utilidad explicita que nos permita dar de baja libros u otros materiales en nuestra base de datos. Pero no como no me voy quedar esperando a que los de la BNM saquen una nueva actualización o parche para el soft que incluya ese botón, desarmé un poco Aguapey, le puse de costado, cabeza abajo, lo miré desde atrás y de adelante, apretaba un botón… nada, luego otro… Analizé, reflexioné y, finalmente puedo dar una conclusión.

MARCAR REGISTROS EN AGUAPEY
En nuestro software Aguapey podemos dar utilidad de cualquier tipo con marca de color muy sencilla y que, también podría traer confusiones en algunos casos. Ya explicaré más adelante el por qué de estas confusiónes y como evitarlas.
Comencemos. Habrán notado que algunos registros, o a veces muchos registros, presentan el número de inventario en color rojo. Y si se han preguntado a sí mismos, por qué aparecen asi, la respuesta es sencilla.

Numeros de inventario en color rojo

 

Estos se muestran así para poder identificarlos cuando no se ha designado su <Disponibilidad> en el momento de la carga de datos (en la barra inferior, luego de completado los campos).

 

Capturas de estados del campo Disponibilidad

 

Ahora bien. Sucede también que, cuando seleccionamos la opción <Sala>, ya sea por que es un libro u otro material que no se presta <a domicilio>, este se muestra también en rojo como podemos apreciar en las capturas. Esta es en algunos casos la confusión que podría generar. Ya que si nuestra intención por ejemplo es, dejar con el marcado o resaltado en rojo para los libros dados de baja, lo confundiriamos con un libro de <lectura en sala>.

POSIBLES UTILIDADES

1. La primera y principal es la de marcar y resaltar libros que no se encuetran disponibles para su préstamo. De hecho si un registro no estuviese definido su disponibilidad, este mismo al momento del préstamo nos indicaria con un mensaje que no está disponible.

Advertencia de material no disponible para prestamo

 

2. Segundo, y como solución al pedido de la amiga, la de <dar de baja> libros u otros materiales que no se encuentren en circulación.

** Mi recomendación es que para evitar confusiones con las utilidades que le podamos dar, solo elijir una función.**

¿POR QUE NO MEJOR BORRAR EL REGISTRO?

Es seguramente una pregunta que podría surgirles a mis lectores. Dependiendo de las políticas de la biblioteca de si esperar a cersiorarse si realmente un libro se extravió o si puede reponerse el mismo material, no se quitará el juego de fichas del catálogo manual o borrarse el registro, en el caso de los catálogos automatizados. Pues la respuesta a la pregunta es que, si bien marcando el registro como <Borrado> no desaparecen aún los datos del mismo, el problema surge cuando recuperamos estos mismos registros desde un <backup> o por importación de base datos; los registros o desaparecen (en el caso que si este era el último registro) o se muestran en blanco (o sea, todos los campos del registro vacios).

Capturas de registros borrados

 

CONCLUSIONES

Como bien recomendé, sólo elegir una función para el marcado. De todas maneras no estaría demás consultar a los de la BNM si están interesados en agregar este tipo de utilidades que sin duda, nos vendrian muy bien para el trabajo diario.

¿Será la imágen siguiente un ejemplo de que están trabajando en un nuevo Aguapey?

Todo parece indicar que se está trabajando en un nuevo Aguapey. Sólo espero que sea mejor que el 1.3.3.

Hasta una próxima nota!

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  1. #1 por Gabriel el 8 de abril de 2011 - 13:31

    La duda hamletiana que plantea el post: “borrar o no borrar los registros, he ahí el dilema”. ¿Hay formas de borrar un registro en Aguapey? Que las hay, las hay. Con importaciones y exportaciones parciales (exporto del 1 al 91 y luego exporto del 93 al 100, luego vacío la base e importo mi exportación 1 y mi exportación 2 et voilà)
    El subdilema que surge, si decidimos tomar esa medida, y en el cual los usuarios de Aguapey tememos adentrarnos es el espacio vacío que deja ese registro borrado, espacio que se puede llenar, pero ¿a qué precio?
    Situación:
    Yo tengo una base de 100 registros y quiero eliminar mi registro 92. Antes, tuve la supina idea de hacer una analítica en el registro 80 que tiene su registro hijo en el registro 95. ¡Demonios! El 92 es eliminado y deja de ser el 92, pero el 95 ha dejado de ser el 95, ahora es 94 y el 95 es otro registro. En este delicado equilibrio, la base se trabaría porque, descorazonados, hemos quitado un hijo a una madre.
    En conclusión: si no hacéis analíticas, borrad con confianza siempre haciendo backups previos. Si hacéis analíticas, es excelente la sugerencia de utilizar los colores para diferenciar.
    Espero también que el futuro Aguapey sea mejor que el actual. Fraternal abrazo.

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