Búsquedas: ¿campos y datos no recuperables?


Búsquedas: ¿campos y datos no recuperables?
Por Gustavo Aramayo

CONSULTA
#15 por Ana el 23 mayo, 2012 – 12:35
Hola estoy cargando la base el problema que tengo es que cuando paso a la parte de búsqueda y quiero recuperar los registros por Nota de Contenido no tengo la opción para buscar por ese campo y si pongo la opción Cualquier Campo no me aparece ningún resultado. Yo necesito poder buscar por Nota de Contenido hay alguna solución?
Gracias.

Estimada Ana:
A pesar de que este inconveniente ha sido reportado reiteradas veces a la Biblioteca Nacional de Maestros, como así también el no poder recuperar por el campo “Soporte” (por mencionar otro ejemplo), aún quedan pendientes futuras nuevas actualizaciones para Aguapey. Pues bien, este es un problema que suele presentarse con frecuencia en la versión 1.3.x de Aguapey.

POSIBLE SOLUCIÓN
El problema se encuentra en el Archivo Invertido. Esto significa que tales nuevos datos son invisibles a las búsquedas. Los pasos siguientes pueden servir de solución al inconveniente:

PASOS A SEGUIR
1. Realizar una Copia de resguardo. Conocida acción como “Backup rápido en disco”.
1.a. Cerciorarse de que dichas Copias de resguardo fueron correctamente realizadas.
2. Regenerar el Archivo Invertido de la base de datos Bibliográfica. Esta herramienta se encuentra en el apartado de Utilidades del Módulo Catalogación.
3. Cerrar el software Aguapey. Luego de unos momentos volver a iniciar una nueva sesión. Esto hará reconocer la regeneración del Archivo Invertido.
4. Probar las herrameintas de búsqueda con distintas ocurrencias y evaluar los resultados.

SI EL PROBLEMA PERSISTE…
5. Ejecutar la herramienta “Arreglolibros.bat”. Para ello, NO es necesario iniciar una sesión de Aguapey. Consultar el Tutorial de Aguapey 2010 en su correspondiente apartado (página 36).
6. Iniciar Aguapey y repasar el anterior PASO 4.
7. Si aún persiste el inconveniente, reiterar PASOS 1. hasta PASO 4. Procurar no sobreescribir anteriores Copias de resgaurdo.
8. Comentar resultados positivos o negativos en este blog.

ANÁLISIS: UNA APROXIMACIÓN A LOS ORÍGENES DE LOS ERRORES
Si existe la duda de si el campo “Nota de contenido” es recuperable o no, la verdad es que si lo es. Podemos y deberíamos de obtener cualquier ocurrencia solicitada, reflejadas en nuestros resultados.
Entonces si esto es así ¿por qué en mis búsquedas no se obtengo los resultados esperados? Veamos. Se supone que Aguapey debería de actualizar automáticamente una parte escencial de su base de datos. Esa parte se llama Archivo Invertido.
Dicho Archivo Invertido es un depósito de términos, obtenidos selectivamente de cada uno de los registros que cargamos en la base; para ser más claro, es un diccionario. En él, cada término “indexado” está acompañada por “direcciones” que indican en que registros pueden encontrarse.
Lo interesante de todo esto es que para Aguapey es “normal” que se niegue a indexar nuevos datos procedentes de una modificación cualquiera. Lo esperable (por el simple principio de funcionalidad) es que siempre luego del ingreso de nuevos registros o modificaciones, los datos sean recuperables desde cualquier herramienta de búsqueda: “Asistida”, “Experta” u “OPAC” indistintamente.

En cuanto he podido analizar el conjunto de bases de datos del software, he observado ciertas incoherencias en su diseño. Por si fuera poco, pareciera ser también que Aguapey gestionara los datos de una manera diferente a la que fuera definida en sus propias estructuras. Tal vez, esta sea la razón básica por la que en muchas ocaciones este software nos plantee errores en cualquiera de sus bases haciendo que estas terminen por “bloquearse”. A mi entender las bases de datos requieren de un trabajo de depuración y, así elevar su grado de esperada funcionalidad de Aguapey.

ETIQUETAS, CAMPOS Y SUBCAMPOS MARC INDEXABLES EN AGUAPEY
A continuación expongo una lista de los campos y subcampos recuperables por los buscadores (asistida, experta y OPAC). La tabla siguiente descubre que elementos de datos recuperará Aguapey cuando le sea solicitado a traves de sus buscadores. Si bien es una tabla parcial, existen otros campos y subcampos restantes que aquí no detallo, pero son igualmente relevantes para otros tipos de búsquedas. La intención es que pueda servir de orientación al momento de ejecutar búsquedas. Los resultados de las mismas dependerán mucho del correcto ingreso de datos en los registros y también de su homogeneidad.

TABLA DE PUNTOS DE ACCESO
En la tabla se observará por un lado Nombre de campo o Punto de acceso y por el otro Etiquetas MARC y subcampos que poseen los elementos de dato recuperables.

PUNTO DE       ETIQUETAS MARC
ACCESO         Y SUBCAMPOS RECUPERABLES

Nombre         100 $a $9;
               600 $a;
               700 $a;
               800 $a

Entidad        110 $a $b $9;
               710 $a $b $9;
               810 $a $b $9

Título         130 $a;
               240 $a;
               245 $a $b;
               246 $a;
               740 $a;
               773 $t

Término
controlado     650 $a

Término
propuesto      653 $a

Congreso       111 $a $c;
               711 $a $c;
               611 $a $c

Colección      440 $a

Idioma         008 (Campo de longitud fija
               posiciones 35-37)

Nivel          521 $a

Soporte        309 $a (No confundir con DGM ni DEM)

Tema           659 $a

Inventario     859 $a (Campo no visible al operador/
               Localizacion acceso y control)

Signatura      859 $l $m $n (Campo no visible
               al operador)

Editor         260 $b

Fecha de
Edición        260 $c

Cualquier
campo          Búsqueda serial de una ocurrencia
               sobre los campos y subcampos
               detallados anteriormente.
.

Espero que la respuesta sea para ti de mucha utilidad y toda esta información sirva de conocimiento en tu trabajo.
Saludos.

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  1. #1 por Ana el 28 de mayo de 2012 - 12:41

    Hola muchas gracias por tu respuesta ya había hecho un back up y el invertido pero volveré a intentar después comentaré en el foro.

  2. #2 por b1bl1073car10 el 13 de junio de 2012 - 20:36

    Hola Ana:
    Paso explicar. En los pasos detallados, menciono realizar una copia de resguardo (backup). El objeto de ello es anticiparnos y evitar posibles contratiempos provocados por las restantes acciones sobre las bases de datos.
    La acción de Regenerar el Archivo Invertido debería hacer que Aguapey, lea nuevamente cada registro de la base de datos y rescatara a su vez todos los términos o claves necesarios para armar un nuevo “diccionario”.
    Recuerda que es en este diccionario donde están las palabras que estás buscando.
    En cuanto a el funcionamiento de “arreglolibros.bat” ha sido pensado para que sea simple, automático y con la menor intervención del bibliotecario, por lo que en pocas palabras lo que experimentaste al ejecutarlo es normal. Creo que muchos profesionales esperamos que una próxima vez arreglolibros se despida formalmente antes de desaparecer de nuestras pantallas.
    Podría proponerte otras soluciones un tanto complejas como exportar todos los registros a un archivo ISO, “vaciar” la base datos y finalmente reincorporar dichos registros. Esto trae algunas complicaciones si existen “analiticas” en la base, pero es una opción.
    En mi experiencia, luego de ingresar nuevos registros o modificaciones a la base, cierro el programa y luego de unos momentos inicio una nueva sesión. De esta manera me aseguro de que el diccionario esté actualizado.
    Espero que sirva la aclaración. Saludos.

  3. #3 por SEBASTIAN el 22 de junio de 2012 - 9:55

    ESTPY NECESITANDO EL MANUAL DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DONDE LO PUEDO BAJAR. DESDE YA MUCHAS GRACIAS

  4. #5 por leticor el 13 de agosto de 2012 - 23:00

    Hola amigos..soy nueva usando Aguapey en la biblioteca a la cual ingrese en marzo. No tuve problemas gestionando el software, pude hacer la carga de registros y busquedas sin problemas. Pero hace unos días realice un back up externo a un pendrive de acuerdo al instructivo encontrado en este foro. Desafortunadamente a los pocos días mi PC se trabó y queda reiniciando sin poder abrir windowsXP. Se va a tardar bastante en la reparacion (probablemente se va a formatear resguardando los archivos AGUAPEY) Mientras tanto tengo otra PC con Aguapey cargado pero totalmente vacio. Sería una solución poder ingresar los datos del back up del pendrive. Lo hice pero no visualizo la incorporación de los nuevos registros. Sin embargo están en C: archivos de aguapey en carpetas pero no logro ubicarlos como corresponde. Podrian ayudarme? Gracias mil!

  5. #6 por Vilma Segovia el 26 de septiembre de 2012 - 12:09

    Hola, yo soy alumna del ultimo año en biblioteca y te queria preguntar, si yo como alumna podría tener el programa para utilizarlo en mi practica?

    • #7 por b1bl1073car10 el 4 de octubre de 2012 - 20:09

      Estimada Vilma:
      Legalmente solo se proporciona el software a la institución sea escuela u otra institución que posea archivo o biblioteca, mediante una declaración jurada.
      La verdad es que los bibliotecarios somos muy curiosos e Internet puso al alcance de todos el software por medios no oficiales.
      En este blog existe un apartado de descargas en el cual un enlace hace posible obtenerlo.
      Sobre la clave de registro es posible también obtener mucha información en este blog.
      Espero haber respondido a tu pregunta. Mis saludos.

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