Procedimientos para una importación de registros segura


Procedimiento para una importación de registros segura

Por Gustavo Aramayo

#4 por Moira el 19 de febrero de 2013 – 17:21

Hola soy Moira: trabajo en la Biblioteca Popular y escolar Almafuerte de Copetonas, cambiamos de pc y volvimos a instalar aguapey, realizamos un resguardo y al querer restaurarlo desde el cd no nos lo toma, realizamos una exportacion y luego lo importamos y asi logramos restablecer toda la base de datos, pero al querer realizar una busqueda, aun encontrandose todos los registros, no la realiza o mejor dicho se encuentran como ocultos, incluso si generamos un inventario tampoco aparecen. Trate de empezar de 0 pero volvio a pasar lo mismo e incluso al realizar la exportacion, soloamente lo hace con 7500 registros cuando en realidad son mas de 11000. Como relaizamos estos pasos????

Estimada Moira:

Si bien no existe un método o forma infalible, mencionaré aquí un procedimiento estándar a seguir para lograr ingresar nuevos registros, existentes en una base de datos externa. Analizando tu caso, lo que puedo observar es que no actualizaste el Archivo Invertido. Más abajo explico como realizarlo. Esto sin duda haría aparecer tus nuevos registros en las búsquedas.
Luego de una instalación del software Aguapey SGIB siempre es necesario prepararlo “a gusto“. En otras palabras esto significa que debemos configurarlo para que cumpla con nuestros requerimientos. Entonces, aquí nuestro primer paso.

PRIMER PASO. Configuración de Aguapey.
El proceso de configuración de Aguapey SGIB es sencillo y no presenta dificultad alguna. Es el procedimiento “obligatorio” luego de una instalación o reinstalación del software. Para todo ello es necesario ingresar al “cuadro de configuración” de Aguapey.
Iniciamos una sesión ingresando la contraseña del operador. Ahora identificaremos en la barra de menús la opción “Ayuda“. Con solo realizar un clic desplegará nuevas opciones. De todas las que podemos observar encontraremos una con la leyenda de “Configuración“. Haciendo un clic, lograremos acceder al “Cuadro de configuración“.
El cuadro de configuración permite modificar cualquier parámetro a necesidad. Por ejemplo:

– En la sección de parámetros de configuración de préstamos, es posible establecer un “límite de días de préstamo“, así como la cantidad de días de “suspensión por incumplimiento“.
– Otro apartado importante es el “tipo de sistema de clasificación” elegido por la biblioteca, en el cuál se podrá especificar el “Sistema de Clasificacion Decimal de Dewey” o el “Sistema de Clasificación Decimal Universal“.
– Encontraremos muy útil visar la opción “Impide cargar inventarios duplicados“, que su propia descripción lo dice todo. La opción “Genera inventarios automáticos” podría complicarnos la vida si estamos realizando “catalogación retrospectiva“.

Una vez configurados los parámetros a nuestros requerimientos, solo restará presionar el botón “Guardar Cambios“.

Ventana de Configuracion de Aguapey

Ventana de Configuracion de Aguapey

SEGUNDO PASO. Borrar las bases de datos de ejemplo.
Las “bases de datos de ejemplo” son las que se encuentran cargadas en el software Aguapey luego de una instalación. Su propósito es servir de  “aprendizaje y práctica” para los “principiantes“. Todos los que hoy en día trabajamos o enseñamos con Aguapey SGIB las recordamos con nostalgia como nuestras “primeras bases“.
Entonces dado que los registros que actulamente existen no son necesarios, la tarea pendiente es eliminarlos.
Para “limpiar” los depositos de registros debemos dirigirnos a el apartado de “Utilitarios” del “Módulo Catalogación“.
Una vez ingresado allí, ubicaremos las herramientas correspondientes a la sección de “Mantenimiento de bases e índices“. De las cuatro herramientas disponibles sólo nos concentraremos en el uso de “Vaciar la base“.
Procederemos primeramente con la base de datos “Bibliográfica” que contiene los registros “MARC21” de ejemplo.
Observaremos junto a la leyenda “Vaciar la base” un menú desplegable. Deberá decir “Bibliográfica” (es la opción configurada por defecto). Para ejecutar el procedimiento de “vaciado” sobre la base de datos, daremos un clic sobre el botón a la derecha que posee la leyenda de “Proceder“. Una vez hecho esto, el programa nos advertirá sobre lo crítico de la orden que le hemos dado. A ello responderemos siempre ““. Esto indicará a Aguapey ejecutar el procedimiento de limpieza para dicha base. Unos segundos después habrá finalizado sin mostrar mensaje alguno.
Si lo creen necesario, deberán proceder de la misma manera con las restantes bases de datos: “Préstamos” y “Usuarios“. Para ello, junto a la leyenda de “Vaciar la base“, se especificará las opción correspondiente a la base de datos que se desee “vaciar“. Será posible especificar otra base de datos haciendo un clic sobre la “flecha hacia abajo” en el menú desplegable y elegir de la lista la opcioón correspondiente.
Recomiendo vaciar las base de datos “Préstamos” y “Usuarios” ya que podrían vincular equivocadamente préstmamos de materiales y/o generar falsas estadísticas.

Vaciar la base

Vaciar la base

TERCER PASO. Ingresar nuevos registros por método de “restauración de Backup rápido” o “importación de registros” desde una base de datos externa.

METODO DE RESTAURACIÓN DE BACKUP RÁPIDO
El metodo de restauración de una copia de respaldo rápido es como su mismo nombre lo indica, es sin duda “rápido“. No presenta ningún tipo de dificltad en su aplicación. Este método NO PERMITIRÁ ADICIONAR REGISTROS a una base de datos local. Su aplicación permitirá REEMPLAZAR TOTALMENTE la base actual en uso.
Para llevar a cabo el procedimiento de ingresar nuevos registros por método de restauración desde un backup que hayamos realizado anteriormente, será requisito obligatorio lo siguiente:

– Copia de base de datos (también llamado “Backup“): Es el conjunto compuesto fisicamente por dos archivos. Uno de extensión “.MST” y otro de extensión “.XRF“. Pueden haber sido generados por el mismo software Aguapey SGIB instalado en la computadora u otra externa. Para ejemplificar podriamos mencionar la base de datos “Bibliográfica” que es la que posee los registos MARC21, estará compuesta por los archivos fisicos “MARC.MST” y “MARC.XRF“.

Una vez iniciada una nueva sesión de Aguapey SGIB, es necesario dirigirse al apartado de “Utilitarios” del “Módulo Catalogación“. Allí identificaremos la sección correspondiente a “Backups“. Nos concentraremos especificamente en la herramienta “Restaurar de backup rápido” y el menú desplegable que esta a la derecha de la leyenda “Base de datos“.
Si la tarea es incorporar los registros MARC21 desde un Backup a Agupaey SGIB, debemos cambiar la opción establecida por defecto “Todas” en el menú desplegable, por la opción “Bibliográfica“, simplemente haciendo un clic sobre la flecha hacia abajo, y seleccionando de la lista, la opción “Bibliográfica“. Una vez hecho esto, el paso siguiente es hacer un clic sobre el botón con la leyenda: “Restaurar de backup rápido“.
En la nueva ventana que nos aparecerá, tendremos la oportunidad de “buscar” y “elegir” el Backup que deseamos resaturar. Dependiendo de donde se encuentren tales archivos, podremos buscar en el disco duro de nuestra PC, pendrive o CD. Los archivos a encontrar son: “MARC.MST” y “MARC.XRF“.
Una vez ubicado los archivos, sólo será necesario seleccionar “MARC.MST“. Acto seguido, hacer un clic sobre el botón “Abrir” en la parte inferior del cuadro.
Ahora antes de iniciar el proceso, Aguapey SGIB nos consultará si deseamos realmente realizar dicha acción. Reponderemos “Aceptar“. En tan solo unos segundos después, podremos ya revisar y controlar todos los registros desde el apartado de “Búsquedas” del “Módulo Catalogación” usando los botones de navegación correspondientes.

Restaurar de Backup rápido

Restaurar de Backup rápido

MÉTODO DE INCORPORACIÓN DE NUEVOS REGISTROS POR IMPORTACIÓN DESDE BASE DE DATOS EXTERNA
El método de incorporación de nuevos regisros por importación es muy sencillo. No presenta ningún tipo de dificultad o riesgo en su aplicación. A diferencia del método explicado anteriormente, éste método SÍ PERMITE ADICIONAR nuevos registros a la base de datos local en uso, desde una copia de base de datos externa.
Un primera “negativa” en la aplicación de este método es que si, la copia de base de datos externa (archivos “.MST” y “.XRF“) posee registros borrados o vacios, estos mismos se depositarán finalmente en la base de datos local en uso como “registros vacios“, sin existir la posibilidad de descartarlos o filtrarlos.
La “otra negativa” del método, es la lentitud con la que son incorporados los nuevos registros (promedio de 4 a 7 registros por segundo). Para bases de datos externas muy grandes este proceso puede llegar a demorar mucho tiempo.
Para poder realizar el procedimiento de ingreso de nuevos registros por método de importación desde una base de datos externa, será requisito obligatorio lo siguiente:

Opcion 1. Base de datos externa tipo ISIS (también llamado “Backup“): Es el conjunto compuesto fisicamente por dos archivos. Uno de extensión “.MST” y otro de extensión “.XRF“. Pueden haber sido generados por el mismo software Aguapey SGIB instalado en la computadora u otra externa. Para ejemplificar podriamos mencionar la base de datos “Bibliográfica” que es la que posee los registos MARC21, estará compuesta por los archivos fisicos “MARC.MST” y “MARC.XRF“.
Opción 2. Base de datos externa tipo ISO 2709 (también llamado “Archivo ISO“): Es un único archivo de extensión “.ISO“. Por ejemplo, los registros de la base de datos Bibliográfica podrían estar también contenidos en un archivo físico denominado “MARC.ISO“.
Base de datos local en uso con registros o vacia: Se refiere a la base de datos que este en uso por Aguapey SGIB. Esta misma oficiará como “depósito” destino para los nuevos registros. Para ejemplificar, si una base de datos local Bibliográfica de destino, posee un total de 91 registros, las nuevas incorporaciones se harán a partir del MFN 92 en adelante. De otra manera, si la base de datos local Bibliográfica de destino estuviera “vacia“, las nuevas incorporaciones se realizarán a partir del MFN 1 en adelante.

Una vez iniciada una nueva sesión de Aguapey SGIB, será necesario dirigirse al apartado de “Utilitarios” del “Módulo Catalogación“. Allí identificaremos la sección correspondiente a “Conversiones y migraciones“.
Por debajo de la leyenda “Formato de los datos” econtraremos los parametros necesarios para especificar el “formato de los registros” y el “tipo de archivo” físico de origen que contiene los nuevos registros a ser ingresados a la base local de destino.
Por defecto está especificado “Marc” como formato de los registros entrantes. Este parámetro no lo modificaremos pero siempre se controlará para evitar inconvenientes. En el menú desplegable a la derecha deberá estar especificado “Base de datos” (opción por defecto) si los nuevos registros se encuntran en una base de datos tipo “Backup” (o sea el conjunto de archivos “.MST” y “.XRF“).
Por el contrario, si la base de datos externa que posee todos los nuevos registros a incorporar es de tipo “archivo ISO 2709” (o sea un único “archivo físico .ISO“), el menú desplegable deberá especificar “Archivo ISO“.

Luego de definidos los parámetros de formato y tipo de archivo de origen, daremos un clic sobre el botón con la leyenda “Importar” ubicado a la derecha. Esta acción mostrará ahora una nueva ventana en la cual, tendremos la oportunidad de “buscar” y “elejir” el tipo de archivo conteneder de los nuevos registros. Dependiendo de donde se encuentren alojados los archivos, podremos buscar en el disco duro de nuestra PC, pendrive o CD. Los archivos a encontrar son: “MARC.MST” y “MARC.XRF” o “MARC.ISO“.
Una vez ubicado los archivos, sólo será necesario seleccionar “MARC.MST” o “MARC.ISO“. Acto seguido, hacer un clic sobre el botón “Abrir” en la parte inferior del cuadro.
Ahora antes de iniciar el proceso, Aguapey SGIB nos consultará si deseamos realmente realizar dicha acción. Reponderemos “Aceptar“. Dependiendo de la cantidad de registros que posea la base de datos externa Aguapey SGIB se tomará un tiempo indefinido en lograr todas las nuevas incorporaciones. Para bases de datos externas muy grandes puede demorar mucho tiempo e incluso podría llegar a parecer que Aguapey SGIB verdaderamente “no responde“. En tal caso recomiendo dejar continuar el trabajo hasta que finalize mostrando un mensaje de confirmación del proceso de importación completada. Ante dicho mensaje, realizar un clic en “Aceptar” para finalizar.

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Importación de registros desde una base de datos externa

CUARTO PASO. Actualizar el Archivo Invertido.
Actualizar o regenerar el Archivo Invertido será en esta oportunidad, el último proceso a ejecutar sobre una base de datos que haya sufrido cambios, por ejemplo, un “ingreso masivo” de registros por cualquiera de los métodos explicados anteriormente.
El “Archivo Invertido” es una especie de “diccionario de palabras“. Es a la vez un conjunto de archivos que contienen y organizan terminos seleccionados previamente desde los datos de los registros de una base y unas “ligas” a la ubicación exacta de esos mismos términos en los registros de una determinada base de datos.
Para ejemplificar, si el ingreso de un nuevo registro no ha dado como consecuencia la actualizción del Archivo Invertido. este mismo registro no aparecerá como parte de los resultados en ninguno de los buscadores de Aguapey (Búsqueda asistida, experta u OPAC).
Si bien la actualización del Archivo Invertido es automática, es posible forzar la actualización del mismo para el caso de nuestra base de datos “Bibliográfica“.
Para lograrlo será necesario dirigirnos a el apartado “Utilitarios” del “Módulo Catalogación“. Una vez más allí, debemos ubicar la sección “Mantenimiento de bases e índices“. No será dificil ubicar la herramienta con la leyenda “Regenera archivo invetido“, para cumplir nuestro cometido.
Para proceder, es necesario que en el menú desplegable esté especificado “Bibliográfica” (opción siempre por defecto). Lo restante será dar un clic sobre el boton a la derecha, con la leyenda de “Proceder“.
Una vez hecho esto, Aguapey SGIB comenzará a reindexar los nuevos términos de los registros recién agregrados a nuestra base de datos. Si se trata de reindexar una base de datos muy grande, de varios miles de registros, lo más seguro es que lleve mucho tiempo y sólo querará esperar a recibir el mensaje de finalización, que mostrará la cantidad de términos indexados.

Actualizar Archivo Invertido

Actualizar Archivo Invertido

La herramienta de regenerar el archivo invertido puede usarse también para las otras bases de datos como “Préstamos” y “Usuarios“. Si se considera necesario, debe realizarse.
Espero que este artículo sea para tí de mucha utilidad. Si consideras que no es suficientemente explicativo, no dudes en realizar tu propia consulta. Comparte tu concocimiento.
Mis saludos.

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  1. #1 por Moira el 21 de marzo de 2013 - 8:44

    Muchas Gracias!!!! regenere el archivo invertido y solucione el problema, en primer lugar arranque de cero, desinstale el software y volvi a instalarlo, luego cargue el backup y regenere el archivo invertido, ya estamos nuevamente trabajando Muchas gracias!!!!
    Moira

  2. #2 por Marcelino Medina el 19 de octubre de 2013 - 12:34

    La primera vez anduvo, pero ahora no me funciona la importación de archivos ISO 2709, de una base WinISIS. La hice varias veces y sólo me agrega un registro en blanco, aunque dice que la hace y luego regenero el archivo invertido ¿qué puedo hacer?
    Si vacío la base y vuelvo a cargarla con los registros agregados ¿perderé los préstamos? Tengo material agregado a mano, además. Podría sacarlo primero y luego importar lo que falta?

  3. #3 por Marcelino Medina el 19 de octubre de 2013 - 12:36

    Si quiero importar desde un archivo .MST me dice que no encuentra el archivo y dá error 5
    El programa está instalado en otro usuario

  4. #4 por marcela el 29 de mayo de 2015 - 22:06

    Descargué Aguapey de la BNM y en el primer intento pude importar tres registros de la BNM (CxC) pero ya no funciona la importación de archivos ISO. Lo intenté varias veces y sólo me agrega un registro en blanco, aunque dice que la hace no aparece nada. Ya lo desinstalé y lo volví a instalar y pasa lo mismo,

  5. #5 por Flavia el 1 de octubre de 2015 - 8:51

    Hola, buenos días, quisiera saber si existe la posibilidad de exportar los datos (archivos con extensión .MST y .XRF a XLS (Excel). Muchas gracias, Flavia

  6. #6 por Norma el 26 de febrero de 2016 - 11:29

    Buenas tardes escribo para preguntarles si es posible importar la base bibliográfica de aguapey a PMB. Alguién sabe o lo hizo? Gracias

  7. #7 por Daniel Gustavo Zaia el 17 de mayo de 2016 - 11:50

    Hola, tengo un problema con la migración de la base de datos desde CDS/ISIS. Sigo todos los pasos: voy a “conversiones y migraciones”, marco formato Marc y Archivo ISO, luego hago clic en Importar, selecciono el archivo y Aceptar. La base completa se carga (tiene 5806 registros). Luego, en “Regenerar archivo invertido” hago clic en proceder y me aparece el mensaje de comprobación. Cuando voy a Búsqueda, en la barra superior de la ventana de la derecha figuran 5806 registros, pero no puedo visualizar ninguno y tampoco funciona la búsqueda asistida, ya probé de todo y no logro solucionarlo. Les agradeceré si pueden ayudarme con esto. Saludos

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